Sneller naar de wachtruimte via ticketzuil in AC Groenplein

Niet alleen aan het nieuwe stadhuis van Hasselt wordt gebouwd. Ook de manier waarop de stadsklant in de toekomst geholpen zal worden, verandert intussen al. Volgende week start de dienst Bevolking in het AC Groenplein immers met een nieuw klantengeleidingssysteem via een ticketsysteem.

De bezoeker van het administratief centrum neemt voortaan ofwel zelf een ticket aan de zuil, ofwel stapt hij naar de onthaalbalie en ontvangt daar een ticket op basis van de vraag. “Het menselijk onthaal blijft dus nog steeds bestaan”, verzekert Schepen Brigitte Smets. “Dat vinden we nog steeds heel belangrijk. Het nieuwe systeem is sneller en efficiënter, maar nog even klantvriendelijk. In de wachtruimte kan de burger rustig zijn beurt afwachten. Wanneer zijn nummer op het scherm verschijnt, is hij of zij aan de beurt.  Op dat moment loopt hij door naar het juiste loket en wordt hij onmiddellijk geholpen.”

Sinds begin april is ook al een digitaal loket actief, dus langskomen is soms geen must meer. Via de stedelijke website kan je zo 14 officiële attesten – zoals bijvoorbeeld een geboorte- of huwelijksakte – van thuis uit aanvragen.  “Op die manier streven we naar een vlotte en klantvriendelijke dienstverlening voor iedereen,” aldus burgemeester Nadja Vananroye.

Online kon je al eerder bij de stad Hasselt terecht voor een melding of een inschrijving voor een sportkamp. Samenwerking met de Federale en Vlaamse overheid maakt het echter mogelijk om gegevens rechtstreeks te halen uit andere overheidsdatabanken en veilig af te leveren bij de aanvrager. “Dat het merendeel van deze documenten quasi onmiddellijk worden afgeleverd, betekent een serieuze tijdswinst”, aldus Brigitte Smets, schepen van Bevolking en Burgerlijke Stand. “Ook voor de medewerkers betekent dit intelligent systeem een verlichting van hun administratieve taken Hierdoor krijgen ze meer tijd om zich te concentreren op andere taken. Een win-winsituatie dus voor zowel de burger als het personeel.”

De stad heeft het informaticapakket dat de kern vormt van het nieuwe klantenbegeleidingssysteem daarom nu al aangekocht. De diensten Bevolking, Burgerlijke Stand en Mobiliteit zullen als proefkonijn dienen. Op deze manier wil het bestuur zich goed voorbereiden op de verhuis naar het nieuwe stadhuis. Burgers die zich aanmelden voor andere diensten zoals Cultuur, de Technische dienst, etc. zullen tot die tijd echter geduld moeten hebben.

Afspraak

In de toekomst – lees: in het nieuwe stadhuis – zal het ook mogelijk zijn om een afspraak te maken met de ene of andere dienst. Dat vertelden burgemeester Vananroye en schepen van Personeelszaken Valerie Del Re al tijdens de meiboomsteek van het nieuwe stadhuis. “74 % van de bezoekers van het administratief centrum gaf tijdens een enquête aan tevreden te zijn, maar 2/3 van de 455 bevraagden wensten de mogelijkheid tot afspraak buiten de huidige standaardtijden. Bovendien bleek uit eigen onderzoek dat heel wat stadsdiensten nu heel uiteenlopende openingstijden hebben, wat eigenlijk ook niet echt klantvriendelijk is”, zo klonk het toen.

Burgemeester Vananroye pleit als sinds haar benoeming voor verbeterde dienstverlening door alle stadsdiensten. Tegen midden 2018 moet het nieuwe stadskantoor klaar zijn voor gebruik. Het lijkt niet uitgesloten dat er in de tussentijd nog andere klantvriendelijkheidsoptimalisatiesystemen zullen geïntroduceerd worden. (ds)